Excel is infrastructuur geworden
Een spreadsheet draagt een deel van een kritiek proces, en maar één of twee mensen begrijpen precies hoe het werkt.
Proces en workflow
Automatiseer de stappen die dat verdienen, en niet meer dan dat
Een terugkerend proces dat draait op spreadsheets, e-mail en het geheugen van collega's hoeft niet in een black box te verdwijnen. Het heeft structuur nodig, helder eigenaarschap, en automatisering waar die echt helpt.
Wanneer dit het probleem is
Signalen dat een proces zijn hulpmiddelen is ontgroeid
De voortgang zit in iemands inbox
De actuele stand van een dossier wordt gereconstrueerd uit mailwisselingen in plaats van uitgelezen uit een systeem.
Het schaalt niet mee met het volume
Twee keer zoveel dossiers betekent ongeveer twee keer zoveel handwerk, omdat er niets structureels in het proces zit.
Relevant werk
Proceswerk dat we hebben opgeleverd
Participatietool
Een begeleid proces voor het opstellen van participatieplannen, waarbij informatie gaandeweg wordt aangevuld en het afgeronde plan aan het eind wordt gegenereerd.
Lees het project ParticipatietoolMister Brightside
Abonnementenbeheer van getekende deal tot facturatie, plus een terugkerende tweejaarlijkse medewerkersbeoordeling die nu volgens schema loopt in plaats van op een herinnering.
Lees het project Mister BrightsideBreakdown Service
Partner-onboarding omgezet naar een begeleide flow, waarbij de overdrachten die eerst handmatige opvolging vroegen nu door het systeem worden afgehandeld.
Lees het project Breakdown ServiceHoe we werken
Eerst structuur, dan automatisering
- Breng beslissingen en overdrachten in kaart.Inclusief de uitzonderingen die mensen ongemerkt oplossen.
- Scheid oordeel van routine.Sommige stappen horen expliciet bij een mens te blijven.
- Automatiseer de routine.De repeterende stappen met vaste regels, waar de uitkomst voorspelbaar is.
- Maak de stand zichtbaar.Zodat voortgang uit het systeem is af te lezen in plaats van gereconstrueerd.
Vragen die we vaak krijgen
Bepalen wat je automatiseert
Welke processen kun je beter niet automatiseren?
Processen die voortdurend veranderen, die een paar keer per jaar draaien, of waar het echte werk oordeelsvorming is in plaats van stappen. Die automatiseren kost doorgaans meer aan onderhoud dan de handmatige variant aan uitvoering.
Is Make, Zapier of n8n genoeg?
Voor eenvoudige flows met weinig risico vaak wel, en dan zeggen we dat ook liever dan je iets groters te verkopen. Het gaat knellen zodra een proces eigen bedrijfsregels nodig heeft, zorgvuldig met fouten moet omgaan, of maanden later nog uit te leggen moet zijn.
Moeten we het hele proces in één keer automatiseren?
Nee, en dat is meestal onverstandig. Eén deel nemen, dat naast de bestaande werkwijze laten meelopen en geleidelijk overzetten geeft minder risico en levert meer inzicht in het proces op.
Hoe beoordelen we de business case?
Kijk naar hoe vaak het proces draait, hoeveel handwerk elke ronde kost, en wat een fout kost als die optreedt. Een proces dat continu draait met reële foutkosten rechtvaardigt veel meer dan een proces dat af en toe langskomt.
Gerelateerd
Vaak onderdeel van hetzelfde gesprek
Maatwerk software
Wanneer het proces een volwaardige applicatie nodig heeft in plaats van automatisering aan de randen.
Systeemintegraties en API-koppelingen
Wanneer het handwerk vooral bestaat uit gegevens verplaatsen tussen systemen.
AI in software en workflows
Wanneer een stap gaat over documenten lezen, sorteren of steeds dezelfde beoordeling.
Software Discovery
Nog niet duidelijk wat de juiste oplossing is? Begin met een gerichte Discovery in plaats van met aannames.
Leg een echt proces voor
Laat zien hoe het proces werkelijk loopt
Inclusief de omwegen. Dat is meestal het nuttigste deel van het gesprek.
Laat ons naar het proces kijken